Automatisierung Abrechnungssystem

Der komplexe Abrechnungsvorgang einer IBC Container-Vermietung sollte von einer manuellen MS Excel-Lösung durch eine automatische Rechnungserstellung abgelöst werden. Der Rechnungsversand sollte per Email erfolgen. Optional sollten unterschiedliche Abrechnungsmodelle und Versandwege für die Kunden konfigurierbar sein. Das Format der Rechnung sollte PDF sein. Die Rechnung sollte aus einem Deckblatt mit wenigen Summenpositionen und einer ausführlichen mehrseitigen Rechnungsanlage bestehen. Je nach Kundenwunsch sollte die Anlage unterschiedlich sortiert und inhaltlich aufgebaut sein. Bei Bedarf sollte eine aktuelle Bestandsliste ergänzt werden. Das Abrechnungsmodul sollte Storno und Teilstorno ermöglichen.

Aufgabe/Ziel

Implementierung des Abrechnungssystems als Notes-Datenbank. Integration der Anwendung in die bestehende Notes-Anwendungssystem. Automatische Generierung der monatlichen Rechnungspositionen aus den Vermietvorgängen. Erstellen aller PDF-Rechnungen auf Knopfdruck inkl. automatischem Versand per Email. Berücksichtigung von Änderungen der Mietdauer. Verknüpfung aller Rechnungsbestandteile zu einem PDF-Anhang.

Vorgehen

  • Analyse der Abrechnungsarten und Vermietkonditionen.
  • Konzeption
  • Erstellen detailliertes Testkonzept
  • Erstellen Report-Vorlagen
  • Implementierung Abrechnung
  • Test und Fehlerbehebung

Ergebnis

Der Prozess der Ausgangsrechnungserstellung wurde von 14 Tagen auf einen Tag reduziert. Die Rechnungserstellung kann nun von einem Mitarbeiter anstatt wie zuvor von 2 Mitarbeitern durchgeführt werden. Durch den elektronischen Rechnungsversand wurden Papier und Porto eingespart. Die Fehlerquote wurde erheblich reduziert.

Eckdaten

Branche

Logistik

Rolle/Position

Berater/Entwickler

Tools

Combit List & Label, IBM Domino 9, IBM Notes 9, Lotus Formelsprache (@Functions), LotusScript, MS Excel, PDF24

Zeitraum

06/17 - 05/18

» Kontakt